Guida pratica
Come si registra un contratto di locazione con il modello RLI entro trenta giorni?
La registrazione non è una formalità qualsiasi: fissa date, imposte e obblighi che accompagnano il contratto per tutta la sua durata.
La risposta breve sta in tre gesti concatenati. Entro trenta giorni dalla stipula, o dalla decorrenza se questa è anteriore, si compila il modello RLI con i dati delle parti, dell’immobile e del contratto, si versano le imposte dovute salvo che si scelga la cedolare secca, e si trasmette il tutto all’Agenzia delle Entrate per via telematica oppure allo sportello di un ufficio territoriale. Al termine si riceve una ricevuta con il numero identificativo del contratto: da quel momento il contratto è registrato e comincia a produrre le sue scadenze.
Il resto di questa guida serve a rendere quei tre gesti prevedibili, perché il punto critico non è la difficoltà tecnica del modello, ma la raccolta dei dati e il rispetto del termine. Chi gestisce due appartamenti se ne accorge poco; chi ne segue venti se ne accorge ogni mese.
Quando scatta l’obbligo di registrazione
L’obbligo riguarda i contratti di locazione di immobili con durata superiore a trenta giorni complessivi nell’anno. Sopra quella soglia la registrazione è dovuta, indipendentemente dalla forma scritta o verbale e indipendentemente dal fatto che il canone sia alto o simbolico.
Il termine dei trenta giorni decorre dalla data di stipula. Se però il contratto ha una decorrenza anteriore alla firma, cioè se le chiavi sono state consegnate prima, il conteggio parte da quella data anteriore. È l’errore più frequente: si firma con calma a metà mese un contratto che decorre dal primo, e ci si accorge tardi che il calendario era già partito.
Il mancato rispetto del termine non annulla il contratto, ma espone a sanzioni per tardiva registrazione, con la possibilità di ridurle attraverso il ravvedimento operoso, tanto più conveniente quanto prima ci si muove. Le misure e i coefficienti sono quelli fissati dalla normativa vigente e vanno verificati sul sito dell’Agenzia delle Entrate al momento del versamento, perché è lì che si trovano gli importi aggiornati.
Chi presenta il modello
Sono obbligati in solido locatore e conduttore: in pratica la registrazione la cura quasi sempre il proprietario o l’agenzia che lo assiste, ma la responsabilità è comune. Anche gli intermediari immobiliari che intervengono nella stipula hanno un ruolo di comunicazione, e nei mandati di gestione conviene scrivere nero su bianco chi materialmente trasmette il modello.
I dati da raccogliere prima di aprire il modello RLI
Il modello RLI si compila in pochi minuti se il fascicolo è pronto, e in un pomeriggio intero se manca un dato catastale. Vale la pena preparare tutto prima di collegarsi.
- Dati anagrafici e codice fiscale di tutti i locatori e di tutti i conduttori, compresi i cointestatari con le rispettive quote.
- Identificativi catastali dell’immobile: comune, foglio, particella, subalterno, categoria e rendita, più gli identificativi delle pertinenze come box e cantina.
- Data di stipula, data di decorrenza, durata, tipologia contrattuale e canone annuo pattuito.
- Attestato di prestazione energetica, da allegare o da richiamare nel contratto secondo le regole vigenti.
- Per il canone concordato, l’accordo territoriale di riferimento e l’eventuale attestazione rilasciata dalle organizzazioni firmatarie.
Su quest’ultimo punto conviene essere pignoli: la documentazione a supporto del canone calmierato è ciò che regge l’agevolazione in caso di verifica, e negli ultimi anni l’attenzione è cresciuta. Abbiamo raccontato altrove che cosa cambia per chi affitta con il canone concordato e quali controlli sono diventati più frequenti, ed è una lettura utile prima di scegliere la tipologia da indicare nel modello.
Registrazione telematica o allo sportello dell’ufficio
Esistono due strade. La prima è telematica, attraverso i servizi online dell’Agenzia delle Entrate: si usa il software RLI o l’applicazione web disponibile nell’area riservata, si allegano i file richiesti quando previsto e si paga con addebito diretto sul conto indicato. La seconda è lo sportello di un ufficio territoriale, dove si presenta il modello cartaceo con le copie del contratto e la prova dei versamenti.
La via telematica è obbligatoria per gli intermediari abilitati e per chi possiede almeno dieci immobili; per tutti gli altri resta una scelta, ma è la più comoda perché produce subito la ricevuta e conserva lo storico delle trasmissioni.
| Aspetto | Telematica | Sportello |
|---|---|---|
| Chi la usa | Intermediari abilitati, grandi possessori, proprietari che preferiscono l’online | Proprietari con pochi contratti che scelgono il cartaceo |
| Pagamento | Addebito sul conto indicato nel modello | Versamento con modello F24 elementi identificativi prima della presentazione |
| Prova della registrazione | Ricevuta telematica scaricabile subito | Copia del modello con gli estremi apposti dall’ufficio |
| Archiviazione | Storico consultabile nell’area riservata | A cura del contribuente |
L’opzione per la cedolare secca in sede di registrazione
La sezione dedicata all’opzione fiscale è il punto in cui il modello smette di essere burocrazia e diventa una decisione economica. Optando per la cedolare secca il locatore persona fisica sostituisce l’imposta sul reddito, le addizionali, l’imposta di registro e l’imposta di bollo sul contratto con un’imposta sostitutiva sul canone.
In cambio rinuncia per tutta la durata dell’opzione all’aggiornamento del canone, compreso l’adeguamento ISTAT, e deve comunicare la scelta al conduttore con raccomandata o con altra forma che ne provi la ricezione. Sono due obblighi speculari, e la loro violazione è la porta d’ingresso dei problemi.
L’opzione si esercita in sede di registrazione oppure in una annualità successiva, e può essere revocata: proprio perché è un impegno che si rinnova anno dopo anno, merita una manutenzione attenta. Vale la pena capire perché la cedolare secca può decadere e quali errori la fanno perdere prima di barrare la casella, non dopo.
Da ricordare al momento dell’opzione
- La scelta va comunicata al conduttore prima o contestualmente alla registrazione.
- Con la cedolare non si applica l’aggiornamento del canone per l’anno interessato.
- L’imposta di registro annuale non è dovuta finché l’opzione resta in vigore.
- Le aliquote e le condizioni si verificano sulla pagina dedicata dell’Agenzia delle Entrate.
Ricevuta, numero identificativo e comunicazione al conduttore
Terminata la trasmissione, il sistema restituisce una ricevuta che riporta gli estremi della registrazione: serie, numero e anno, insieme all’ufficio e alla data. Quel numero identificativo è la chiave con cui si effettuano tutti gli adempimenti successivi, dalle proroghe alle cessioni alle risoluzioni anticipate.
La ricevuta va salvata subito nel fascicolo del contratto, insieme alla copia firmata, all’attestato energetico, al verbale di consegna e alla lettera di comunicazione dell’opzione. Un fascicolo completo il giorno della registrazione è un fascicolo che regge quattro anni di gestione senza ricostruzioni affannose.
Restano due comunicazioni da fare in tempi brevi: quella al conduttore, se si è scelta la cedolare secca, e quella all’amministratore di condominio, che ha bisogno dei dati dell’occupante per gli obblighi anagrafici e per le spese a carico del conduttore. Sono due lettere di dieci righe che evitano mesi di equivoci.
Le scadenze che nascono il giorno stesso della registrazione
Qui sta la parte che sfugge più spesso. La registrazione non chiude una pratica: ne apre una serie. Dal giorno degli estremi ricevuti nascono almeno cinque appuntamenti da calendarizzare.
- L’anniversario del contratto, con l’imposta di registro annuale se non si è optato per la cedolare secca.
- L’adeguamento ISTAT, quando previsto dal contratto e ammesso dal regime fiscale scelto.
- Il termine per la disdetta o per il diniego di rinnovo, che va calcolato a ritroso dalla prima scadenza contrattuale.
- La conferma o la revoca dell’opzione per la cedolare secca alle annualità successive.
- Gli adempimenti straordinari: proroga, risoluzione anticipata, subentro di un nuovo conduttore.
Ognuna di queste date ha una sua finestra utile, e nessuna arriva con un avviso spontaneo. Il costo di dimenticarle non è solo la sanzione: è il tempo passato a ricostruire, a telefonare, a chiedere scusa. Se vuoi farti un’idea concreta di questo peso, la nostra analisi su quanto costa davvero gestire un contratto di locazione per un anno intero mette in fila le voci una per una.
Il rimedio è banale e proprio per questo funziona: al momento della registrazione si aprono tutte le scadenze future, non solo quella imminente. È esattamente ciò che fa LocazioneSerena, il registro che tiene insieme contratti, adempimenti e scadenze fiscali della locazione: si inseriscono una volta gli estremi del contratto e il calendario si costruisce da solo, con gli avvisi che arrivano prima del termine e non il giorno dopo.
In sintesi
Registrare un contratto entro trenta giorni significa contare il termine dalla data giusta, preparare il fascicolo prima di aprire il modello RLI, compilare le sezioni dei soggetti, degli immobili e del contratto, decidere con cognizione l’opzione per la cedolare secca, trasmettere per via telematica o allo sportello, archiviare la ricevuta con il numero identificativo e mandare le due comunicazioni dovute. Fatto questo, il lavoro vero comincia: tenere in ordine le scadenze che quel numero ha appena generato.
Se stai mettendo mano a un portafoglio di contratti e vuoi capire come organizzarlo senza fogli di calcolo, scrivici dal modulo di contatto oppure all’indirizzo jimenezjulien42@gmail.com: guardiamo insieme il tuo scadenzario.
